Oleh: manto | 30 Oktober 2009

Model-model Kesejajaran Hubungan Bisnis & TI

Seberapa jauh peran TI terhadap bisnis dan seberapa pentingnya TI terhadap bisnis, merupakan hal-hal yang mendefi nisikan batas-batas pengembangan TI dalam sebuah organisasi bisnis. Sekedar sebagai sebuah business supporter, atau sebagai enabler, bahkan sebagai business driver. Mengenal model-model serta perspektif kesejajaran hubungan bisnis dan TI merupakan langkah awal mengenal, sampai seberapa jauh potensi pengembangan TI dapat dilakukan dalam sebuah organisasi bisnis. Tahap ini penting untuk dilakukan, mengingat semakin ketatnya persaingan pasar, serta pengembangan bisnis yang juga semakin sulit. Belum lama ini, penulis melakukan sebuah presentasi mengenai IT Consolidation di hadapan beberapa pejabat eksekutif sebuah grup perusahaan farmasi nasional. Presentasi ini dilakukan dalam kaitan usaha perusahaan tersebut, sebut saja CDA, melakukan konsolidasi infrastruktur dan sumber daya TI-nya, menyusul sebuah merger usaha yang dilakukan CDA sebelumnya. Konsolidasi difokuskan pada pengurangan jumlah Data Center, yang menjadi hanya satu. Seperti yang kita banyak ketahui saat ini, merger dan akuisisi tidak hanya dilakukan oleh banyak perusahaan asing di luar sana, namun juga banyak terjadi di tanah air kita ini. Yang menarik dalam kesempatan presentasi tersebut adalah sebuah pertanyaan yang diajukan oleh seorang direktur. Pertanyaannya sangat sederhana, yaitu mengenai apa peran TI yang pantas untuk bisnis CDA, sebagai enabler atau driver. Membutuhkan waktu sejenak untuk merenungkan pertanyaan tersebut, sebelum akhirnya penulis menjawab, “What would you like?”. Sang direktur memang memiliki latar belakang TI, namun karena pengalamannya serta kemampuannya, beliau saat itu menduduki jabatan fungsional di bisnis inti CDA. Secara strategis, beliau memang diposisikan sebagai champion dari proyek konsolidasi TI yang akan dilakukan CDA. Dan karena posisinya itu, jawaban yang tepat harus diberikan, karena sukses tidak nya proyek konsolidasi TI tersebut sedikit banyak akan tergantung pada peranan sang champion. Penulis sebenarnya tidak tahu, apakah jawaban yang penulis berikan tersebut tepat atau tidak tepat. Pertimbangan penulis pada saat itu, mengembalikan pertanyaan dengan pertanyaan lagi adalah agar peserta presentasi lainnya, pada saat itu mendengar secara langsung jawaban dari sang direktur. Karena penulis pikir, apapun pilihannya akan punya efek yang positif bagi seluruh peserta presentasi, khususnya dari CDA. Jika sang direktur memilih jawaban enabler, itu bagus bagi CDA, sedangkan jika sebagai driver itu juga bagus untuk CDA. Apapun jawabannya, sang direktur telah mengungkapkan secara prinsip pendapatnya mengenai peranan TI di CDA. Karena pilihannya hanya dua, sang direktur benar-benar tidak punya pilihan lain selain menunjukkan komitmennya, baik ke proyek yang akan dijalankan maupun kepada seluruh peserta presentasi, yang notabene adalah pejabat dan staf TI di CDA.

Enabler atau Driver?

Kembali kepada pilihan di atas, enabler atau driver, di mana peran TI sesungguhnya dalam sebuah organisasi bisnis, seperti CDA pada contoh di atas. Sebenarnya yang bisa dilakukan untuk menjawab peran TI tersebut adalah pertama, mengamati di industri mana TI tersebut beroperasi, dan kedua, bagaimana proses-proses bisnis dilakukan sehari-hari. Ambil contoh di atas. Dalam industri farmasi, khususnya di Indonesia, menurut penulis, TI adalah enabler, setidaknya untuk saat ini, dan bisa didebatkan. Mengapa? Karena TI tidak mendefi nisikan bagaimana perusahaanperusahaan farmasi di Indonesia melakukan bisnisnya. TI lebih banyak digunakan sebagai sebuah komponen pendukung suksesnya bisnis. Ambil contoh lagi dalam industri ritel buku, misalnya ada dua perusahaan, yang pertama menjual buku dengan membuka toko di sebuah mal, dan yang kedua dengan membuka sebuah situs web komersial. Untuk perusahaan pertama, TI secara sederhana adalah sebagai enabler, namun untuk perusahaan kedua, TI jelas adalah sebagai driver, driver yang menentukan bagaimana bisnis perusahaan tersebut akan dilakukan dan dikembangkan.

General

Strategic Alignment Model.

Business Scope Distinctive Competencies Govermance Technology Scope Systemic Competencies IT Govermance Operations IT Infrastructure Infrastructure Process Skills Process Skills

Business strategy Organisational infrastructure and processes IT infrastructure and processes IT strategy Strategic fit Functional integration

Sebagai enabler, TI memungkinkan bermacam obj ektif, dan tujuan bisnis tercapai dengan lebih efektif dan efi sien. Bagi perusahaan pertama, TI memungkinkan pengendalian stok buku dilakukan dengan lebih tepat, dan pengelolaannya benar. Begitu pula TI juga dapat digunakan untuk menganalisis berbagai perilaku pelanggan pembeli buku, sehingga perusahaan pertama dapat lebih memfokuskan usaha-usaha penetrasi pasarnya. Jadi dari perspektif ini, TI adalah komponen pendukung dan penunjang berjalannya proses-proses bisnis internal perusahaan. Sebagai driver, TI mengarahkan dan memiliki peran secara langsung bagi perusahaan, dalam meningkatkan keuntungan dan pendapatan bisnis. Dalam contoh perusahaan ritel buku kedua di atas, komponen TI sangat kental ikut mendefi nisikan bisnis perusahaan ini. Proses pemasaran dilakukan melalui Internet, proses transaksi juga dilakukan melalui media yang sama. ‘Toko’-nya pun juga berada di dunia maya. Dengan kata lain, jika Internet bisa di-shutdown, perusahaan ini pun akan terkena dampaknya. Jika kita kembalikan lagi TI sebagai enabler, peran TI adalah secara tidak langsung mendukung fungsi bisnis lain dalam meningkatkan keuntungan dan pendapatan bisnis. Apapun yang terjadi di Internet, tidak akan punya dampak langsung ke perusahaan pertama. Karakteristik bisnis, suasana kompetisi, tingkat kemapanan organisasi bisnis adalah beberapa faktor dari banyak faktor lain, yang nantinya akan turut mendefi nisikan, membentuk serta mengembangkan TI dalam sebuah organisasi bisnis.

Pentingnya Kesejajaran Bisnis dan TI

It is not technology itself that supplies returns to a business, but how technology is employed to meet business requirements’ Pernyataan di atas merupakan hasil dari riset dan dokumentasi yang dilakukan oleh IBM dan majalah The Economist, pada tahun 1999. Pernyataan tersebut menggarisbawahi pentingnya para manajer TI untuk mampu memfokuskan diri pada aspek-aspek bisnis, daripada teknologi saja. Dengan cara ini, para manajer TI akan lebih mampu memahami berbagai permasalahan bisnis serta menerjemahkan kebutuhan-kebutuhan bisnis tersebut ke dalam bentuk arsitektur teknologi, yang pada gilirannya akan mendukung keseluruhan organisasi mencapai setiap objektif dan tujuan-tujuan bisnisnya. Selain itu, dengan cara seperti ini diharapkan akan memberi landasan bagi dimungkinkannya sebuah business justifi cation, di mana setiap investasi TI dapat dihitung keuntungan-keuntungan dari fi nansial dan bisnis, baik yang tangible maupun non-tangible Di sinilah arti penting hubungan bisnis dan TI secara profesional, untuk diterjemahkan dan didefinisikan. Dinamika serta harmonisasi antara bisnis dan TI, dewasa ini menentukan tingkat survavibility serta kesuksesan bisnis. Penggunaan serta implementasi teknologi secara tepat guna, memungkinkan banyaknya efi siensi serta potensi penghematan biaya, baik dari sisi kegiatan operasi bisnis maupun kegiatan- kegiatan pendukung bisnis lainnya. Meskipun masih dapat didebatkan, hal ini sebenarnya dapat dijelaskan secara sederhana, melalui betapa sengitnya persaingan bisnis dewasa ini. Perusahaan-perusahaan yang mampu menerjemahkan kebutuhan bisnis ke dalam arsitektur teknologi, pada gilirannya akan menikmati pencapaian bisnis lebih cepat, dan hal ini tidaklah mudah dilakukan. Komunikasi antara pihak bisnis dan TI seringkali tidaklah semulus seperti yang diperkirakan. Tidak sedikit perusahaan yang mengimplementasikan teknologi semata-mata tidak berdasarkan kebutuhan bisnis, namun karena pesaing atau pemimpin pasar telah menerapkan teknologi tersebut. Dengan kata lain ‘ikutikutan’. Hal ini fatal, karena teknologi diterapkan tanpa ada business justifi cation yang jelas, di samping memang investasi TI itu sendiri biasanya tidaklah murah. Lalu cara apa yang dapat digunakan organisasi-organisasi bisnis, untuk dapat menghindari kesalahan-kesalahan seperti yang disebutkan di atas? Sebuah cara yang pasti adalah memastikan bahwa objektif dan tujuan bisnis telah didefi nisikan sejelas- jelasnya, begitu pula dengan strategi TI yang harus mengacu dan merupakan terjemahan teknis dari seluruh objektif, dan tujuan bisnis yang ada. Sayangnya, hal ini lebih mudah untuk dikatakan daripada dilakukan. Salah satu cara yang biasa dilakukan adalah de ngan mengidentifi kasi fungsi-fungsi bisnis apa saja yang dilakukan oleh perusahaan. Identifi kasi dilanjutkan dengan pengelompokan fungsi-fungsi sejenis, serta menggambarkan hubungan antarkelompok tersebut. Dari sini, kemudian dapat ditentukan area-area bisnis yang selanjutnya dipetakan ke jenis-jenis penerapan serta layanan-layanan TI yang sesuai. Cara seperti ini tidak serta-merta menyelesaikan semua kesejajaran hubungan bisnis dan TI, tapi dapat digunakan sebagai titik awal dari keseluruhan usaha penyejajaran ini. Gambar 1 memperlihatkan visualisasi hasil dari proses pendefi nisian ini, berupa arsitektur bisnis. Gambar 1 secara umum memperlihatkan area-area bisnis dalam sebuah perusahaan manufaktur. Di dalam setiap area bisnis, fungsi bisnis kunci diidentifi kasi, yang kemudian dapat dipetakan layanan-layanan TI yang dibutuhkan dan dapat diimplementasikan.

Model-model Kesejajaran

Model kesejajaran yang banyak diterima saat ini adalah seperti pada Gambar 2 di atas. Model yang dikenal sebagai SAM – Strategic ‘business-IT’ Alignment Model ini memberikan gambaran mekanisme proses pemikiran, bagaimana menyejajarkan strategi bisnis dan TI. Seperti halnya dalam sebuah perusahaan, terdapat berbagai macam proses bisnis. Begitu pula dalam TI, terdapat banyak proses yang harus dikelola dan dikendalikan. Sehingga untuk menjamin kesejajaran ini, diperlukan lebih dari satu perspektif pengelolaannya. SAM terdiri dari dua aspek utama, yaitu strategic fi t dan functional integration. Masing- masing dijelaskan sebagai berikut:

_ Strategic fit menggambarkan perlunya kesinambungan antara lingkungan eksternal dan internal perusahaan. Lingkungan eksternal adalah pasar bisnis tempat perusahaan berkompetisi, sedangkan lingkungan internal adalah organisasi perusahaan itu sendiri, berupa proses bisnis, manusia, dan struktur operasi. Strategic fi t ini secara umum akan memberikan kemampuan bagi sebuah organisasi bisnis untuk survive di dalam pasar beserta kompetisinya.

_ Functional integration menggambarkan bagaimana karakteristik lingkungan eksternal dan internal akan terbentuk. Katakanlah di lingkungan eksternal organisasi, di mana pasar serta kompetisinya membentuk karakteristik tersendiri untuk setiap industri. Begitu pula jika dilihat dari sisi teknologinya. Katakanlah industri perbankan, dari sisi ketersediaan serta tuntutan kebutuhan teknologi maupun solusinya akan berbeda dari industri tekstil. Begitu pula dari sisi bisnisnya, pasar dan kompetisinya. Karakteristik kedua industri ini akan secara signifi kan berbeda. Di sisi kiri terdapat dua kuadran yang menerjemahkan bagaimana strategi bisnis terbentuk, begitu pula dengan kuadran di bawahnya yang menggambarkan infrastruktur organisasi bisnisnya, seperti proses- proses bisnis, skill yang menerangkan ketersediaan sumber daya manusia, serta bentuk organisasinya. Keenam aspek pada dua kuadran ini secara umum menggambarkan bagaimana sebuah organisasi bisnis beroperasi, dari mendefi nisikan strategi bisnisnya hingga pengelolaan kegiatan bisnis sehari-hari. Di sisi kanan, dua kuadran selanjutnya terfokus pada aspek-aspek TI sebuah perusahaan. Kuadran atas menggambarkan lingkungan eksternal TI, seperti technology scope yang menggambarkan teknologi apa saja yang ada di pasar. IT Governance menggambarkan best practice pengelolaan TI yang dapat diimplementasikan oleh perusahaan. Serta yang ketiga adalah systemic competencies yang secara umum menggambarkan kemampuan atau kadar kapabilitas TI dalam industri, di mana organisasi TI berkompetisi, contohnya adalah kapabilitas TI di dalam industri perbankan. Dalam industri ini, kapabilitas TI tentunya akan berada pada level yang berbeda dengan industi percetakan misalnya. Kuadran di bawah menggambarkan infrastruktur TI beserta proses-proses pendukung dan skill, yang biasanya berupa sumber daya manusia. Keenam aspek pada dua kuadran ini secara umum menggambarkan bagaimana sebuah organisasi bisnis mengoperasikan TI, dari mendefi nisikan strategi TI, hingga pengelolaan kegiatan TI sehari-hari. Kedua belas aspek, yang dijelaskan di atas, semuanya saling terkait. Berubahnya sebuah aspek akan secara signifikan mengubah aspek lainnya, sekaligus keterhubungannya. Bagaimana aspek-aspek ini saling terhubung adalah sangat dipengaruhi pada perspektif dan kesejajaran bisnis dan TI.

TI Sebagai Cost Center

Gambar 3 menggambarkan perspektif tradisional TI, di mana strategi bisnis dijadikan acuan utama serta kegiatan sehari-hari bisnis dijadikan titik awal kesejajaran bisnis dengan TI. Pada perspektif ini, pihak bisnis mendefinisikan strategi bisnis, kemudian TI mengimplementasikan infrastruktur dan solusi TI untuk mendukung satu atau lebih strategi bisnis tersebut. Dalam kasus ini, TI adalah cost center, dianggap sebagai pos pengeluaran agar kegiatan bisnis dapat berjalan dengan semestinya Dalam perspektif ini pula, teknologi yang diimplementasikan adalah teknologi yang mudah dipelihara, murah, serta terbukti kemampuannya. Meskipun tingkat awareness akan pentingnya kemitraan TI bagi organisasi bisnis mulai terbentuk, kebanyakan perusahaan di Indonesia masih menganggap TI sebagai cost center, sehingga visi mereka adalah bagaimana menekan biaya pengeluaran untuk TI.

TI Sebagai Profi t Center

Gambar 4 memperlihatkan perspektif yang berbeda, di mana baik pihak bisnis maupun TI sama-sama mendefi nisikan strategi bisnis. Tidak lagi sekedar menentukan infrastruktur TI apa saja yang harus digunakan untuk mendukung proses bisnis, namun sebelumnya disusun dan didefinisikan terlebih dahulu, strategi TI apa yang harus disiapkan untuk mendukung keseluruhan strategi bisnis. Dalam kasus ini, TI adalah profi t center. Di dalam profi t center, semua kegiatan bisnis maupun TI diarahkan pada bagaimana memaksimalkan pendapatan. Dalam kasus TI, harus didefi nisikan strategi yang mampu meningkatkan pendapatan bisnis pada tingkat biaya investasi yang dapat diterima. Dari sinilah istilah seperti Adaptive Infrastructure, On-demand dan sebagainya bermunculan, yang semuanya mengindikasikan fl eksibilitas teknologi dan infrastruktur TI dalam mendukung perubahan bisnis yang tak pernah berhenti. Contoh-contoh perusahaan dalam model ini adalah perusahaan yang telah memiliki tingkat kemampanan tinggi dalam pasar.

TI Sebagai Investment Center

Gambar 5 memperlihatkan pendekatan yang sedikit berbeda, karena strategi TI-lah yang digunakan sebagai inisiatif awal untuk mengelola bisnis. Seperti yang dijelaskan pada awal tulisan ini, di sini fungsi TI adalah sebagai driver. Strategi bisnis kemudian didefinisikan untuk mengeksplorasi berbagai teknologi baru yang memiliki kapabilitas untuk memperbaiki produk maupun layanan yang akan dijual ke pasar, serta keuntungan terhadap pesaing. Bentuk organisasi bisnis juga disusun berdasarkan teknologi apa yang akan digunakan, dan dalam kasus ini, TI adalah sebagai investment center. Contoh industri dalam kasus ini adalah telekomunikasi dan Internet Service Provider.

TI Sebagai Service Center

Gambar 6 memperlihatkan konsep TI sebagai service center. Model ini tidak terkait langsung dengan tiga model sebelumnya, karena berfokus pada pengelolaan organisasi TI, seperti halnya sebuah organisasi TI kelas dunia. Model ini banyak digunakan sebagai acuan untuk membentuk organisasi TI shared service, yang secara umum digambarkan sebagai sebuah organisasi TI yang melayani satu atau lebih entitas bisnis.

Penutup

Mengubah peran TI menjadi enabler atau driver bagi organisasi bisnis bukanlah sekedar sebuah tujuan atau objektif, namun lebih tepat jika disebut sebagai sebuah keharusan. Teknologi, khususnya TI, saat ini telah ikut mendefi nisikan bagaimana sebuah industri beroperasi, bahkan dalam hal-hal tertentu TI adalah proses bisnis industri itu sendiri. Ambil contoh yang paling gampang adalah industri perbankan, di mana TI menjadi tulang punggung suksesnya industri ini. Tidak ada satu pun bank di dunia saat ini, yang mampu beroperasi tanpa bantuan TI beserta seluruh sumbersumber daya yang terkait._

_ www.itil.co.uk

_ www.itsmf.org


Kategori